SAP-documentatie: Minder werk. Sneller klaar voor de livegang.
Versnel de voorbereiding van uw SAP-implementatie of uw overstap naar SAP S/4HANA: met datango legt u uw bedrijfsprocessen vast dankzij krachtige SAP-herkenning en stelt u daaruit automatisch documentatie en trainingsmateriaal op. U beheert controles en goedkeuringen centraal en implementeert proceswijzigingen doelgericht. Zo ontlast u uw projectteam en bereidt u uw medewerkers sneller voor op de nieuwe werkwijzen.
- Automatisch documenteren en trainingen sneller voorbereiden
- Documentatie sneller controleren en goedkeuren
- SAP-wijzigingen doelgericht doorvoeren en nabewerking verminderen
Deze bedrijven vertrouwen op
de datango Performance Suite
Uitdagingen
De livegang komt steeds dichterbij. Is uw SAP-documentatie klaar?
Bij een SAP-implementatie of de overstap naar SAP S/4HANA moeten nieuwe processen worden gedocumenteerd, inhoudelijk worden afgestemd en moeten er trainingen worden gegeven. Als documentatie, controle en training niet tijdig op elkaar aansluiten, ontbreekt het kort voor de go-live aan tijd voor een grondige voorbereiding.
Handmatige documentatie legt een beslag op de schaarse projectmiddelen
Van het bestelproces tot de factuurcontrole moeten talrijke processen worden gedocumenteerd. Het afzonderlijk maken van schermafbeeldingen en het handmatig beschrijven van werkstappen legt een grote druk op key users en projectteams. Als er bovendien apart trainingsmateriaal moet worden opgesteld, neemt de werkdruk toe – en blijft er minder tijd over om de medewerkers voor te bereiden op de nieuwe SAP-processen.
Onduidelijke goedkeuringen vertragen de start van de opleiding
Vakafdelingen, key users en auteurs werken tegelijkertijd aan nieuwe SAP-processen. Verschillen in de stand van zaken van de documentatie en onduidelijke verantwoordelijkheden leiden tot vragen en dubbele correcties. Zolang de vaktechnische goedkeuring ontbreekt, kan de inhoud nog niet op betrouwbare wijze worden gebruikt voor trainingen en de voorbereiding op de go-live.
Wijzigingen vlak voor de livegang leiden tot extra werk
Nieuwe invoervelden, aangepaste gebruikersinterfaces of gewijzigde werkstappen kunnen ervoor zorgen dat reeds opgestelde handleidingen al snel achterhaald raken. Als elk bestand afzonderlijk moet worden aangepast, legt dezelfde wijziging meerdere keren beslag op de beschikbare middelen. Tegelijkertijd moeten de medewerkers tijdig kunnen oefenen met de huidige stand van zaken in het proces.
Win tijd voor uw SAP-implementatie
Bespreek met ons hoe u de documentatielast kunt verminderen, goedkeuringen kunt structureren en opleidingsmateriaal eerder beschikbaar kunt stellen. Samen bekijken we hoe datango uw projectteam kan ontlasten bij de implementatie of migratie en de voorbereiding op de livegang kan versnellen.
SAP-processen sneller documenteren. Medewerkers eerder voorbereiden.
Met datango Creator en Collaborator verkort u de weg van het opgenomen SAP-proces naar de goedgekeurde handleiding. U gebruikt dezelfde opname voor trainingsmateriaal en simulaties. Zo voorkomt u dubbel werk en kunt u uw medewerkers eerder voorbereiden op de nieuwe werkwijzen.
SAP-processen geautomatiseerd documenteren en trainingen voorbereiden
De uitdaging
Wie SAP-processen handmatig documenteert, moet elke stap vastleggen, schermafbeeldingen toevoegen en de bediening op een begrijpelijke manier uitleggen. Als handleidingen en trainingsmateriaal afzonderlijk worden opgesteld, moet een deel van dit werk meerdere keren worden gedaan. Dit legt een zware druk op de vakmensen, wier kennis op veel punten nodig is voor de overstap.
De oplossing van datango
De datango Creator registreert uw klikken, invoer en schermafbeeldingen tijdens de uitvoering van het proces met behulp van krachtige SAP-herkenning. Op basis van deze opname kunt u met één druk op de knop documentatie en leermateriaal samenstellen. Dit vermindert de noodzaak van handmatige registratie en herhaalde bewerking. Indien nodig kunt u toelichtingen toevoegen of de opname bewerken voordat deze wordt uitgevoerd.
Op basis van een opname stelt u stapsgewijze handleidingen, beknopte handleidingen en proceshandboeken op. U past toelichtingen, schermafbeeldingen en markeringen aan uw behoeften aan en maakt gebruik van opmaakstijlen voor een uniforme weergave. De uitvoer is onder andere mogelijk als Word-, PDF-, PowerPoint- of HTML-bestand.
Bijbehorende procesdocumentatie kan worden gebundeld in één centraal document – bijvoorbeeld als naslagwerk voor inkoop, verkoop of financiën. U gebruikt dezelfde documentatie voor lesmateriaal en interactieve simulaties. Zo zijn handleidingen en oefeningen gebaseerd op een gemeenschappelijke basis en kunnen uw medewerkers al vóór de livegang vertrouwd raken met de nieuwe SAP-processen.
Lees meer op onze website: toepassingsmogelijkheden van Datango
SAP-documentatie sneller controleren en goedkeuren
De uitdaging
In het SAP-project brengen verschillende betrokkenen hun kennis in: key users kennen de bedrijfsprocessen, de IT-afdeling begeleidt de implementatie daarvan en auteurs stellen de documentatie op. Als er geen gezamenlijke voortgangsstatus is, kosten navraag en dubbele correcties kostbare tijd. De goedkeuring door de vakafdeling en het gebruik van de inhoud in trainingen lopen vertraging op.
De oplossing van datango
In datango Collaborator beheert u inhoud en versies centraal. Taken, rollen en machtigingen zorgen voor duidelijke verantwoordelijkheden bij het bewerken, beoordelen en goedkeuren. De betrokkenen kunnen zien welke inhoud nog moet worden gecontroleerd en welke al is goedgekeurd. Zo vermindert u het aantal vragen en doorloopt de documentatie het afstemmingsproces sneller.
Auteurs en recensenten werken op basis van een gemeenschappelijke inhoudsbasis. Taken kunnen worden toegewezen en de voortgang van de bewerking kan worden gevolgd. Het centrale versiebeheer helpt u om wijzigingen in de loop van het project te volgen en verschillende inhoudsversies op een gecontroleerde manier te beheren.
De inhoudelijke controle, redactionele bewerking en publicatie verlopen volgens een vast proces. Zo creëert u de voorwaarden om trainingen tijdig te starten met afgestemde inhoud. Goedgekeurde SAP-handleidingen zijn vervolgens ook beschikbaar voor inwerkdoeleinden en als naslagwerk voor dagelijks gebruik. Ook bij meerdere afdelingen en vestigingen blijft de documentatie centraal georganiseerd.
Lees meer op onze website: datango IT-documentatie
SAP-wijzigingen doorvoeren met minder nabewerking
De uitdaging
Tijdens de implementatie, bij de overstap naar SAP S/4HANA en tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering veranderen de gebruikersinterfaces en werkprocessen. Een nieuw veld of een andere volgorde kan gevolgen hebben voor meerdere handleidingen. Als deze afzonderlijk worden bijgewerkt, moet dezelfde wijziging meerdere keren worden doorgevoerd. Juist vlak voor de go-live blijft daar weinig tijd voor over.
De oplossing van datango
Met de re-recording-functie in datango Creator kunt u bestaande opnames in de huidige SAP-toepassing controleren en de betreffende stappen gericht aanpassen. De processtappen die niet worden beïnvloed, blijven behouden. Vervolgens genereert u op basis van de herziene bron opnieuw de benodigde documentatie en trainingsinhoud.
Fundamenteel herontworpen processen voert u opnieuw in het doelsysteem in. Bijgewerkte en nieuw aangemaakte inhoud leidt u in Collaborator door de daarvoor bestemde controle- en goedkeuringsstappen. Zo houdt u handleidingen en trainingsmateriaal tijdens het SAP-project up-to-date met de geïmplementeerde processtatus en vermindert u herhaald onderhoudswerk.
Daarnaast kunt u uw procesopnames gebruiken in combinatie met de optioneel aangeboden datango EasyTester voor geautomatiseerde tests. Hiermee controleert u na SAP-wijzigingen of de opgenomen bedrijfsprocessen nog steeds correct worden uitgevoerd. Rapporten documenteren de resultaten en geven aan welke processen nader moeten worden onderzocht. Dit vermindert terugkerende handmatige controles en ondersteunt het waarborgen van uw SAP-migratie.
Zo werkt de datango Performance Suite
Wij helpen bedrijven om software efficiënt te implementeren en duurzaam te gebruiken. Met de datango Performance Suite brengen we contentcreatie, e-learning, in-app-begeleiding en procestesten samen in een applicatie-onafhankelijk, geïntegreerd platform en begeleiden we medewerkers in alle fasen van de levenscyclus van de software: van de implementatie tot het dagelijks gebruik in de werkcontext. Sinds kort kunt u bij elke release-wijziging processen en leerstof efficiënt controleren, zodat applicaties, processtromen en de aangeboden content te allen tijde actueel en gebruiksklaar blijven.
1
Onboarding
Installaties, strategieworkshop, trainingen
2
Het maken van content
Auteurs en/of vakdeskundigen leggen processen vast en auteurs stellen universele trainingen samen. Met de re-recording-functie worden de benodigde taalversies met één klik gegenereerd.
3
Publicatie van inhoud
De inhoud wordt gepubliceerd via het MediaCenter, het intranet, de database, weblinks, datango Live! of in de vorm van cursussen in de Academy of via een LMS van een derde partij.
4
Gebruik van inhoud
De inhoud wordt gebruikt in het kader van onboarding, e-learningcursussen, bijscholings- en omscholingsmaatregelen, of wordt rechtstreeks in de applicaties of werkprocessen opgeroepen voor ondersteuning in realtime.
5
Gebruikers- en inhoudsgegevensanalyses
De datango Analyzer biedt persoonlijke of geanonimiseerde inzichten in de leervoortgang en in mogelijke zwakke punten in de lesinhoud en in het productiesysteem. Deelnemers kunnen na afloop van een leermodule feedback geven. Deze feedback wordt geëvalueerd om de leermodules te optimaliseren.
6
Updates en releases – Processtests
Vanaf het moment dat de processen worden vastgelegd, kan de documentatie van datango ook worden gebruikt om processen na een nieuwe release of update automatisch te testen en te valideren. Een testrapport laat zien welke processen nog steeds foutloos verlopen en waar er afwijkingen zijn die moeten worden gecorrigeerd. De handmatige testinspanning wordt tot een minimum beperkt en er wordt gewaarborgd dat de documentatie altijd up-to-date is.
Het Digital Adoption-platform van datango, gebundeld in één suite
Oplossing voor auteurs en documentatie
Een auteursprogramma voor professionals, een plug-and-play-contentrecorder voor iedereen en een centraal contentplatform. Terwijl de datango Creator en EasyRecorder het mogelijk maken om content te creëren en processen op te nemen, fungeert de Collaborator als centraal controlepunt voor contentbeheer, governance en distributie. Het combineert toegangsbeheer, versiebeheer en workflowautomatisering.
Bovendien maakt de Collaborator naadloze samenwerking mogelijk tussen auteurs, trainers, vakexperts (SME’s) en revisoren dankzij geïntegreerde workflow- en taakbeheerfuncties. Teams kunnen taken toewijzen, revisies en goedkeuringen beheren, de voortgang van de ontwikkeling volgen en gestandaardiseerde publicatieprocessen over meerdere projecten heen handhaven.
Leerbeheersysteem
De datango Academy is een gestroomlijnd LMS dat zich beperkt tot de essentiële functies. Stel gebruikers gericht leerinhoud ter beschikking, bijvoorbeeld in de vorm van cursussen. De gebruikers kunnen op elk moment hun voortgang in het dashboard bekijken en de betreffende cursus volgen wanneer ze daar tijd voor hebben. Na het succesvol afronden van een cursus kan desgewenst een certificaat worden vrijgegeven als bewijs, dat de gebruikers kunnen downloaden.
De datango Analyzer biedt persoonlijke of geanonimiseerde inzichten in de leervoortgang en in mogelijke zwakke punten in uw leermateriaal en in het productiesysteem. Leerlingen kunnen na een leereenheid feedback geven. Evalueer de feedback om de leereenheden te optimaliseren.
Toepassingsspecifieke live-hulp
Onze applicatiegevoelige gebruikershulp herkent in realtime welke applicatie wordt gebruikt en biedt de eindgebruiker volledig automatisch: relevante leerstof, documentatie, live-hulp en simulaties. datango Live! is online ondersteuningssoftware die documentatie, simulaties en live-hulp rechtstreeks in de werkprocessen beschikbaar stelt en er zo voor zorgt dat de door u samengestelde leerstof ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Uw eindgebruikers hebben de mogelijkheid om altijd de juiste leersequentie af te spelen en zo op het moment dat ze hulp nodig hebben relevante ondersteuning te krijgen.
Proces-testen
Met de datango EasyTester kunt u uw processen na elke release of update automatisch en op basis van de inhoud testen en valideren. Een testrapport laat direct zien welke processen nog steeds foutloos verlopen en waar verbeteringen nodig zijn – de handmatige testinspanning neemt af en uw documentatie blijft altijd up-to-date.
datango EasyTester: Testen. Detecteren. Valideren.
Dit zeggen onze klanten
„datango is een schot in de roos voor beide partijen: het stelt ons in staat om kennis op hoogwaardige wijze vast te leggen en beschikbaar te stellen. Zo garanderen we een eersteklas kennisoverdracht, waarbij onze medewerkers in hun eigen tempo kunnen leren.“
Sabrina Donner
Hoofd van de afdeling Digitalisering en functionaris voor informatiebeveiliging, district Lüchow-Dannenberg
„Dankzij datango is bij een groot deel van de gebruikers een hoge mate van acceptatie ontstaan om zichzelf te scholen en zelfstandig basiskennis op te doen. Aan de kant van de auteurs ontstond er minder druk bij het maken van content, maar ook een nieuw niveau van verantwoordelijkheid en een hoge mate van motivatie, omdat de nieuwe kwaliteit van de content het nut voor de gebruikers verbeterde. Over het algemeen wordt datango zelf uitstekend geaccepteerd en zorgt het voor een grotere bereidheid bij iedereen om veranderingen te omarmen – in die mate heb ik dat tot nu toe bij geen enkele andere verandering meegemaakt.“
Sebastian Gronschel
Projectmanager, Lotus GmbH & Co. KG
„Sinds we zijn overgestapt van SAP Enable Now naar datango is alles beter geworden – het systeem werkt stabiel, de ondersteuning is uitstekend, de interface is gebruiksvriendelijk en we hebben eindelijk een goed functionerend auteursnetwerk opgezet. Zonder datango zou ons kennisbeheer vandaag de dag niet zijn waar het nu is.“
Duc-Vinh Nguyen
Hoofdauteur & projectverantwoordelijke, Die Mitteldeutsche Verlags- und Druckhaus GmbH (MVD)
Minder werk voor uw SAP-documentatie – ervaar het zelf
Ontdek in een online demo van 30 minuten hoe u SAP-processen kunt vastleggen, daaruit documentatie en trainingsmateriaal kunt samenstellen en wijzigingen gericht kunt doorvoeren. Ervaar hoe datango herhaald handmatig werk vermindert en uw medewerkers helpt zich voor te bereiden op nieuwe SAP-processen.
Heeft u nog vragen?
Neem dan gerust contact op met ons team.
Veelgestelde vragen
Met datango documenteert u de bediening en de uitgevoerde werkprocessen in SAP ERP en SAP S/4HANA – bijvoorbeeld op het gebied van inkoop, verkoop, financiën of productie. Daarbij kunnen processen in zowel SAP GUI als SAP Fiori worden vastgelegd. Op basis van de opnames stelt u onder andere stapsgewijze handleidingen, proceshandboeken en trainingsmateriaal samen.
U kunt uw documentatie exporteren als Word-, PDF-, PowerPoint- of HTML-bestanden. Opmaakstijlen zorgen voor een uniforme weergave. Daarnaast kunt u bij elkaar horende procesdocumentatie samenvoegen tot één centraal document. Zo kunt u zowel afzonderlijke handleidingen als uitgebreidere naslagwerken beschikbaar stellen.
datango vermindert de inspanningen voor documentatie en de voorbereiding van trainingen: op basis van opgenomen doelprocessen stelt u handleidingen en lesmateriaal samen op een gemeenschappelijke basis. In de Collaborator regelt u de controle en goedkeuring. Wijzigingen in afzonderlijke stappen voert u door middel van een nieuwe opname door; fundamenteel herontworpen processen neemt u opnieuw op in het doelsysteem. Zo ontlast u het projectteam en kunt u medewerkers eerder voorbereiden op de nieuwe processen.
Ja. Met datango kunt u uw content in meer dan 40 talen vertalen. In de Collaborator organiseert u de samenwerking en beheert u uw documentatie centraal, over projecten en locaties heen. Met rollen en machtigingen kunt u de verantwoordelijkheden voor bewerking, inhoudelijke controle en publicatie vastleggen.
Ja. Op basis van dezelfde procesopname kunt u bovendien e-learning-inhoud en interactieve simulaties maken. Medewerkers kunnen SAP-processen in de demomodus bekijken, in de oefenmodus met ondersteuning oefenen en in de testmodus zelfstandig in een simulatie doorlopen. Met Journeys koppelt u de opnames aan aanvullende uitleg, afbeeldingen, video’s en quizzen. De optionele SmartQuiz helpt u daarbij om met behulp van AI passende meerkeuzevragen voor uw Journeys te maken.