De realiteit? De stemming binnen het team schommelt tussen frustratie en het collectief negeren van het nieuwe systeem.
Dit is geen op zichzelf staand geval, maar het klassieke fenomeen van een gebrekkige software-implementatie. Wanneer technologie wordt aangeschaft, maar niet op de juiste manier door de medewerkers wordt gebruikt, ontstaat er een kloof tussen de investering en het rendement. De oplossing? Een Digital Adoption Platform (DAP) zoals datango, dat gebruikers rechtstreeks in de applicatie bij de hand neemt.
Hoe weet u of uw bedrijf klaar is voor een DAP?Hier zijn 10 onmiskenbare tekenen:
De stroom aan tickets overspoelt de IT-afdeling
Uw IT-helpdesk wordt niet overspoeld door complexe systeemstoringen, maar door alledaagse vragen van gebruikers. “Hoe dien ik een vakantieaanvraag in?” of “Waar vind ik de knop om te exporteren?”: dit soort vragen leggen een rem op waardevolle IT-middelen. Als de helpdesk een eindeloze herhaling van standaardvragen wordt, ontbreekt er een hulpfunctie die rechtstreeks in de tool is geïntegreerd.
Het wennen aan nieuwe tools voelt aan als een marathon
Maandenlange trainingen, dikke PDF-handleidingen en talloze video’s: als de inwerkperiode (time-to-competence) bij nieuwe tools of nieuwe medewerkers epische proporties aanneemt, gaat er iets mis. Tegenwoordig moet de onboarding van software agile, intuïtief en ‘on the job’ plaatsvinden.
Digitale begraafplaatsen: lage gebruikspercentages van software
U betaalt maandelijks dure SaaS-licenties, maar een blik op de beheerconsole laat zien: slechts een fractie van het personeel logt regelmatig in. En zelfs dan wordt slechts 10 % van de functies gebruikt. Als dure functies ongebruikt blijven, is dat weggegooid geld.
Schaduw-IT en creatieve (maar inefficiënte) tijdelijke oplossingen
Medewerkers worden vindingrijk als systemen te ingewikkeld zijn. Dan worden klantgegevens liever in een eigen Excel-lijst bijgehouden dan in het nieuwe CRM ingevoerd. Het resultaat? Schaduw-IT, veiligheidsrisico’s en een enorm verlies aan controle over uw bedrijfsgegevens.
„Dat hebben we altijd al zo gedaan“ – Grote frustratie
Het foutenpercentage bij de gegevensinvoer stijgt, workflows lopen vast en er ontstaat frustratie op de afdelingen. Als het personeel nieuwe software eerder als een last dan als een verlichting ervaart, ligt dat zelden aan de software zelf, maar aan het gebrek aan ondersteuning bij het leren ermee omgaan.
Kennis is gebonden aan individuele personen (kenniscompartimenten)
Als key-user „Sabine“ van de afdeling Controlling op vakantie is, ligt de hele maandafsluiting stil, omdat alleen zij weet hoe de gegevens foutloos in het systeem moeten worden ingevoerd. Een DAP maakt deze kennis toegankelijk voor iedereen en stelt deze precies op het juiste moment ter beschikking, namelijk wanneer men ermee aan de slag gaat.
Veranderingsmoeheid: voortdurende updates overbelasten het team
Moderne cloudsoftware verandert voortdurend. Het team is nog maar net gewend aan een bepaalde interface, of de volgende update gooit de menustructuur alweer overhoop. Zonder een platform dat de vernieuwingen direct in het live-systeem uitlegt, leidt deze ‘veranderingsmoeheid’ al snel tot weerstand.
Dure opleidingen leveren geen resultaat op
Kent u het ‘vergeteneffect’? Twee weken na een software-seminar van een hele dag zijn de deelnemers meestal 80 % van de opgedane kennis weer vergeten – simpelweg omdat ze die kennis in het dagelijks leven niet meteen hoefden toe te passen. Leren moet contextgebonden plaatsvinden op het moment dat er behoefte aan is.
Gegevenschaos en gebrek aan naleving
Verkeerd ingevulde verplichte velden, foutieve boekingen of het niet naleven van compliance-richtlijnen bij het invoeren van gegevens: als de gegevenskwaliteit in uw systemen achteruitgaat, is dat meestal te wijten aan onwetendheid van de gebruikers. Een DAP fungeert hier als een soort digitale vangrailassistent.
Het rendement op uw digitaliseringsprojecten blijft een mythe
Op papier zag de businesscase er fantastisch uit. Maar de verhoopte efficiëntieverhoging of kostenbesparing blijft uit, omdat de processen digitaal net zo haperend verlopen als voorheen, toen ze nog analoog waren.
Conclusie: de mate van rijpheid vaststellen en daaruit de benodigde maatregelen afleiden
Heeft u uw bedrijf in ten minste drie van deze punten herkend? Dan is het tijd om de digitale maturiteit van uw organisatie kritisch onder de loep te nemen.
De harde waarheid is: het succes van digitalisering wordt niet afgemeten aan het aantal aangeschafte licenties, maar aan de mate waarin uw medewerkers deze daadwerkelijk in gebruik nemen.
Als u de bovengenoemde signalen negeert, loopt u niet alleen het risico op mislukte investeringen op grote schaal, maar ook op ontevreden teams en inefficiënte processen.
Wat u moet doen: maak een einde aan het ‘hopen maar’-principe bij de implementatie van software. Met een Digital Adoption Platform zoals datango begeleidt u uw medewerkers met interactieve handleidingen, in-app-hulp en geautomatiseerde leertrajecten rechtstreeks door elke applicatie. U verlaagt de ondersteuningskosten, verkort de inwerktijd drastisch en haalt eindelijk het rendement uit uw IT-investeringen dat u verdient.
Klaar voor de volgende stap?
Ontdek hoe datango uw prestaties radicaal kan verbeteren – neem contact met ons op!
Ontdek nog meer interessante inhoud van datango
De UI-valkuil: waarom klassieke tools voor digitale adoptie in een bedrijfsomgeving tekortschieten
De digitale transformatie binnen bedrijven is in volle gang en daarmee ook de…
Zelfservice in plaats van een helpdesk: hoe DAP’s de ondersteuningskosten verlagen
Kent u dat? Er wordt nieuwe software in het bedrijf geïntroduceerd – of het nu gaat om een…
Software-implementatie zonder frustratie: hoe in-app-begeleiding de gebruikersacceptatie redt
Heeft u dit wel eens meegemaakt? Er wordt binnen het bedrijf een nieuwe softwaretool geïntroduceerd die…