Verhoog de acceptatie onder medewerkers bij de implementatie van software door een geschikte tool voor kennisbeheer te gebruiken!
Heeft u behoefte aan gedegen ondersteuning op het gebied van kennisoverdracht, omdat er binnenkort een software-implementatie plaatsvindt waarbij oude computersystemen of programma’s volledig worden vervangen door nieuwe hardware en software in uw bedrijf? Dan is het tijd om na te denken over goed kennisbeheer! We geven een kort overzicht van hoe goed kennisbeheer eruitziet en hoe u daarmee de software-implementatie tot een succes kunt maken!
Kennisbeheer is een overkoepelende term voor alle strategische en operationele activiteiten en managementtaken die gericht zijn op een zo goed mogelijk gebruik van kennis. Hieronder vallen ook interne opleidingen die de kennis van de medewerkers versterken door gebruik te maken van uw interne kennis.
Bij datango weten we: goed kennismanagement is essentieel voor bedrijven die willen groeien. Een geslaagde software-uitrol voor de introductie van nieuwe programma’s is een proces dat loopt van de planning via de gebruikerstraining tot en met de ondersteuning. Juist de trainingen vormen vaak een groot obstakel, omdat de acceptatie door medewerkers bij software-uitrol niet vanzelfsprekend is. Veel bedrijven krijgen hiermee te maken wanneer er nieuwe software wordt geïntroduceerd.
Software voor gebruikersacceptatie kan hier uitkomst bieden. Het gebrek aan acceptatie bij de medewerkers stelt een bedrijf en zijn medewerkers voor grote uitdagingen. De implementatie van software in het kader van een noodzakelijke digitaliseringsstrategie moet vanaf het begin goed worden gepland en gestructureerd. Dit geldt met name voor opleidingen op het gebied van e-learning. Want één ding staat vast: het succes van een software-implementatie staat of valt met de acceptatie door de eindgebruikers!
Hoe werkt efficiënt kennisbeheer?
Om de software-implementatie effectief te laten verlopen, is een gedegen kennisbeheer de moeite waard. Doelgericht kennisbeheer verhoogt namelijk niet alleen het succes en de efficiëntie van uw processen, maar versterkt ook uw positie in alle bedrijfsonderdelen.
Voorbeelden van factoren die de implementatie van digitaliseringsstrategieën vergemakkelijken, zijn onder meer:
- Het ontbreken van een strategisch vastgestelde aanpak van het project om alle gevolgen in aanmerking te nemen.
- Ontbrekende budgetten
- Angst voor veiligheidsrisico’s
- Onvoldoende opleidingen/bijscholingen
- Gebrek aan professionele middelen
Kennisbeheer is gebaseerd op verschillende pijlers. De kernpunten van kennisbeheer kunnen in enkele punten worden samengevat:
Allereerst is het behoud van kennis van groot belang. Dit houdt in dat bestaande kennis wordt vastgelegd, gedocumenteerd en beheerd. Er moet dus bij de uitrol van software een tool zijn waarin de bedrijfskennis kan worden opgeslagen en die op elk moment beschikbaar is.
Met het juiste leerplatform verloopt de kennisoverdracht vervolgens op een eenvoudige en gestructureerde manier. Het beschikbaar stellen van de juiste kennis is een kwestie van organisatie. Eenvoudige toegang maakt ingewikkelde procedures vaak een stuk gemakkelijker. Medewerkers van het bedrijf moeten, ongeacht tijd en plaats, eenvoudig toegang krijgen tot de kennis, ook over de grenzen van verschillende afdelingen of vestigingen heen.
Verder moet er rekening mee worden gehouden dat het verwerven van nieuwe kennis het beste verloopt wanneer medewerkers op een duurzame manier met de nieuwe kennis worden vertrouwd gemaakt. Dit betekent dat kennis altijd op een begrijpelijke manier moet worden overgebracht. Deze moet worden afgestemd op het kennisniveau en de leerontwikkeling van de leerling. Alleen zo ontstaat er succesvolle leerontwikkeling.
Ten slotte moet er een doordachte strategie voor kennisontwikkeling zijn . Planning is hierbij van enorm belang. Het gezamenlijk ontwikkelen van kennis met innovatieve oplossingen is in het beste geval het logische gevolg daarvan.
In de praktijk doet zich echter vaak het volgende probleem voor: er is vaak te weinig draagvlak bij de medewerkers voor de implementatie van de software. Daar zijn verschillende redenen voor. Het loont de moeite om te analyseren waarom medewerkers gedemotiveerd zijn. Zo kun je de oorzaak achterhalen en er in het beste geval iets aan doen.
De kracht van de gewoonte speelt een grote rol. Medewerkers hebben hun eigen werkprocessen, routines en werkwijzen. Als deze worden onderbroken of als ze gedwongen worden om nieuwe wegen in te slaan, is er weinig enthousiasme. Processen die opnieuw moeten worden aangeleerd, vragen om aanpassing. En daar heeft – simpel gezegd – niemand zin in. Kennisoverdracht moet daarom zo aantrekkelijk mogelijk worden vormgegeven en in het beste geval zelfs leuk zijn.
Ook bestaan er vaak existentiële crises in verband met bijscholingen, omdat medewerkers door technische vooruitgang mogelijk overbodig worden. Het is aan het bedrijf zelf om zo goed mogelijk met een dergelijke situatie om te gaan, zodat er geen frustratie en demotivatie ontstaat.
Daarnaast speelt ook de angst voor het onbekende een rol bij de reden waarom medewerkers een opleiding niet willen volgen.
Ten slotte speelt teamgeest ook bij een training een cruciale rol. Als het grootste deel van het bedrijf interesse toont in de trainingen, zullen de anderen al snel meegesleept worden. De deelnemers moeten dus overtuigd zijn van wat ze uitwerken. Daarom moeten ze actief bij het proces worden betrokken.
Een geslaagde software-implementatie: wat je kunt doen tegen weerstand bij medewerkers
Voor elk probleem is er een oplossing. De acceptatie onder medewerkers is meestal al verbazingwekkend hoog, zelfs met slechts een paar kleine aanpassingen. Allereerst: zodra u weet dat er een software-implementatie op stapel staat, moet u deze goed plannen, voorbereiden en vooral communiceren! Dat betekent dat u geen ad-hocaanpassingen moet doorvoeren, maar alles stap voor stap moet implementeren en medewerkers idealiter tijdig moet voorbereiden op een aanstaande implementatie.
Ook is gebleken dat het nuttig is om een persoonlijk gesprek met de medewerkers te voeren. Dat zorgt voor een goed gevoel, biedt zekerheid en maakt het proces persoonlijker. Intensieve opleidings- en trainingsmaatregelen volgens het blended learning-concept, al vóór de invoering, nemen onzekerheden weg en verkorten de inwerkperiode.
Een andere benadering is de gebruiksvriendelijkheid. Processen moeten zo duidelijk mogelijk gestructureerd en begrijpelijk zijn. Een mogelijkheid zou zijn om testgroepen in te zetten die de bruikbaarheid van een cursus vooraf beoordelen.
Voor een succesvolle kennisoverdracht is het bovendien belangrijk dat er binnen het bedrijf een goed aanspreekpunt is, dat bij twijfel beschikbaar is om vragen te beantwoorden. Dit omvat ook goed management om een structurele verandering en een verandering in de bedrijfscultuur teweeg te brengen.
Wat verder nog handig is:
Snelle onboarding
Nieuwe medewerkers krijgen gerichte cursussen toegewezen, waardoor ze snel vertrouwd kunnen raken met de processen en werkwijzen.
Snelle beschikbaarheid van informatie
Medewerkers uit verschillende afdelingen krijgen dankzij een gestructureerd kennisbeheer snel toegang tot informatie uit hun eigen afdeling of uit andere afdelingen.
Innovatie
Toegang tot kennis draagt bij aan het verwerven van nieuwe vaardigheden. Het uitbreiden van vaardigheden stimuleert het innovatievermogen van uw onderneming, bijvoorbeeld door een verbetering van uw product en de daarmee gepaard gaande toename van uw concurrentievermogen.
Lage alternatieve kosten
Medewerkers kunnen zelfstandig kennis raadplegen om problemen op te lossen. Op die manier hoeven ze geen hulp te zoeken bij andere afdelingen en worden ze dus ook niet afgeleid van hun dagelijkse werkzaamheden.
Bij datango weten we welke uitdagingen een succesvolle software-implementatie met zich meebrengt. Daarom staan we onze klanten bij met alle problemen en vragen. Bent u van plan een software-implementatie door te voeren en wilt u dit ondersteunen met een geschikte tool voor kennisbeheer? Neem dan nu contact met ons op:
Ontdek nog meer interessante inhoud van datango
31 augustus 2026
De UI-valkuil: waarom klassieke tools voor digitale adoptie in een bedrijfsomgeving tekortschieten
De digitale transformatie binnen bedrijven is in volle gang en daarmee ook de…
24 augustus 2026
Zelfservice in plaats van een helpdesk: hoe DAP’s de ondersteuningskosten verlagen
Kent u dat? Er wordt nieuwe software in het bedrijf geïntroduceerd – of het nu gaat om een…
13 juli 2026
Software-implementatie zonder frustratie: hoe in-app-begeleiding de gebruikersacceptatie redt
Heeft u dit wel eens meegemaakt? Er wordt binnen het bedrijf een nieuwe softwaretool geïntroduceerd die…