Gebruikershandleidingen opstellen – de voordelen

Het documenteren van bedrijfsprocessen hoeft niet te betekenen dat u elke afzonderlijke stap met de hand moet opschrijven en uren van uw kostbare tijd moet verspillen om alles up-to-date te houden.
datango neemt deze taak van u over en stelt een stapsgewijze handleiding op terwijl u het gewenste proces gewoon uitvoert. Zo krijgt u niet alleen een uitgebreide, begrijpelijke procesdocumentatie, maar tegelijkertijd ook een kant-en-klare gebruikershandleiding.

In ons blogartikel leggen we u uit wat daar precies mee bedoeld wordt en hoe u kunt profiteren van gebruikershandleidingen, die vaak worden onderschat.

Goede softwaredocumentatie met datango

Met onze datango Creator kunt u alle softwareapplicaties opnemen en automatisch uitgebreide stap-voor-stap-handleidingen maken voor een onbeperkt aantal eindgebruikers, die ook echt begrepen worden:

Hiervoor voert de maker de te documenteren procedure uit op de pc en datango registreert automatisch elke muisklik op de achtergrond, waardoor de gebruiker zich zonder onderbreking op de taak kan concentreren en de opname niet hoeft te herhalen. Vervolgens worden alle stappen samengevat in een document met schermafbeeldingen, korte toelichtingen en belangrijke markeringen, en met één druk op de knop vertaald in meer dan 40 talen. De opgestelde handleiding kan indien nodig achteraf heel eenvoudig worden bewerkt en vervolgens in verschillende formaten worden geëxporteerd – of u nu SAP, MS Office of eigen ontwikkelingen gebruikt.

Dankzij ons gestandaardiseerde documentatieproces hoeft u nooit meer handmatig documentatie op te stellen en bespaart u tot wel 80% tijd bij het opstellen van documentatie – tijd en energie die u op een andere, zinvolle manier kunt besteden.

Hiermee vergroot u vooral de kans op een succesvolle software-implementatie – de investering in nieuwe softwaresystemen loont immers alleen als medewerkers deze ook begrijpen en kunnen toepassen.

Van softwaredocumentatie tot gebruikershandleiding

In het kader van ons strategisch advies raden we onze klanten altijd actief aan om hieraan mee te werken en zo alle middelen binnen het bedrijf effectief in te zetten. Juist omdat bedrijfssoftware zoals SAP en eigen ontwikkelingen niet sterk op maat zijn gemaakt, is het belangrijk dat elk bedrijf een eigen handleiding opstelt om zowel zijn interne als externe processen succesvol te organiseren.

Maar waarom zou u wekenlang moeizaam en omslachtig gebruikershandleidingen opstellen in Word of PowerPoint met behulp van snipping-tools en handgeschreven instructies, als u deze bij datango automatisch krijgt? De datango Creator is niet alleen de ideale tool voor het opstellen van documentatie, maar tevens het startschot voor een geslaagde gebruikershandleiding, want hier wordt de documentatie van alle bedrijfsrelevante processen gebundeld.

En het beste hieraan? Het ontstaat al na één enkele opname en is dus in feite een direct bijkomend product, dat helaas veel te vaak over het hoofd wordt gezien.

Gebruikershandleidingen vormen daarbij een belangrijk onderdeel van kennisbeheer en worden hier heel doelgericht ingezet om kennis, processen en de bedrijfscultuur voor alle medewerkers toegankelijk en bruikbaar te maken. Door consequent kennisbeheer worden inzichten namelijk niet alleen bewaard, maar ook verwerkt en ter beschikking gesteld aan het hele bedrijf.

De verschillende toepassingsgebieden van een gebruikershandleiding

Laat de gebruikershandleiding niet tot een nutteloos stuk papier verworden, maar profiteer van de talrijke toepassingsmogelijkheden:

1. Aanvulling op het e-learningprogramma

Een gebruikershandleiding kan zonder problemen als aanvullend leermiddel worden gebruikt en vormt daarmee een – zij het zelden benutte – aanvulling op e-learning. Juist gezien de verschillende leerstijlen hebben alle leerlingen hier baat bij die er de voorkeur aan geven om complete processen te observeren, in plaats van deel te nemen aan een training waarin bijvoorbeeld veelvuldig gebruik wordt gemaakt van teksten. Met name de visuele leerling krijgt zo de mogelijkheid om de opgenomen procesdocumentatie zelfstandig en op zijn gemak te volgen en de benodigde inhoud te onthouden door zich een concreet beeld van de leerstof voor te stellen. Daarbij kan de gebruikershandleiding overal en herhaaldelijk worden gebruikt om te leren.

2. Naslagwerk

Mocht er tijdens het gebruik van de software problemen optreden, dan vormt een gebruikershandleiding – naast onze toepassingsgerichte live-hulp – ook een ideaal naslagwerk dat vooral bij zeldzame processen voordelen biedt. In plaats van lang en moeizaam naar specifieke informatie te zoeken, krijgen gebruikers namelijk overzichtelijke informatie en daarmee de nodige kennis. Met behulp van een overzichtelijke inhoudsopgave vindt de gebruiker snel het juiste antwoord op zijn vraag, waardoor het dagelijkse werk zo snel mogelijk kan worden voortgezet.

Zo hoeven gebruikers, ook bij minder bekende processen, niet lang te zoeken en lopen ze geen risico op onjuiste informatie, aangezien alle benodigde stappen volledig zijn vastgelegd in de gedocumenteerde informatie en op elk gewenst moment kunnen worden opgevraagd.

3. Informatiebron voor specialisten

Een gebruikershandleiding biedt niet alleen hulp bij zeldzame processen, maar ook bij processen die concrete ‘gedetailleerde informatie’ vereisen. Naast gewone gebruikers en cursisten kunnen ook specialisten zich een totaaloverzicht verschaffen en tegelijkertijd gericht naar afzonderlijke onderwerpen zoeken, waarbij ze profiteren van het feit dat de kennis op een moderne en digitale manier compact is gepresenteerd. Zo vinden gebruikers ook bij complexe, gedetailleerde vragen snel en zeker hun weg.

4. Tool in de accountancy

De gegevenshoeveelheden binnen bedrijven worden steeds complexer, en deze gegevens vormen niet alleen de basis voor elke bedrijfsbeslissing, maar zijn ook essentieel voor het doorlopen van belangrijke controles, zoals de jaarrekeningcontrole. Een gebruikershandleiding biedt accountants die zich bezighouden met gevoelige boekhoudkundige en financiële kwesties hierbij een praktisch hulpmiddel om het overzicht te behouden en te zorgen voor een foutloze informatieverzameling, wat op zijn beurt een efficiënte analyse mogelijk maakt. In een correcte procesdocumentatie kan bijvoorbeeld zonder veel moeite worden gecontroleerd welke bevoegdheden de verschillende gebruikersrollen hebben, wat het dagelijkse werk van de accountants vergemakkelijkt. Tegelijkertijd wordt zo ook zorgvuldig werken gewaarborgd.

5. Aanvulling op de BPM

Ook binnen het procesmanagement of Business Process Management (BPM) is een gebruikershandleiding een nuttig, aanvullend hulpmiddel waarmee belangrijke bedrijfsprocessen in kaart worden gebracht. Een op maat gemaakte gebruikershandleiding biedt daarbij de mogelijkheid om de samenhangen van de end-to-end-processen succesvol zichtbaar te maken en zo bij te dragen aan het begrip van de structuur, door een diepgaand en overzichtelijk inzicht te bieden in de collectieve bedrijfsprocessen. Uiteindelijk kan het hierdoor worden ingezet voor de continue verbetering van bedrijfsprocessen.

Het gebruik van gebruikershandleidingen in uw bedrijf

De concrete opbouw van een gebruikershandleiding kunt u zelf bepalen, aangezien er geen vaste regel is. De opbouw hangt juist volledig af van het bedrijf, de bedrijfsonderdelen, specifieke processen en ook verschillende thema’s.

Er is ook geen vaste opslaglocatie, aangezien ze geheel individueel binnen het kwaliteits- of kennisbeheer kunnen worden opgeslagen of opgehaald. Afhankelijk van het bedrijf en de strategie zijn er dus verschillende locaties die zinvol zijn – of het nu gaat om het e-learningsysteem, SharePoint of het archief.

Wij geven u hier graag advies over!

Alle voordelen in één oogopslag

Automatisch gegenereerd, gratis aanvullend product
Snelle, gestandaardiseerde documentatie
Centrale kennisbron
Maximale structuur en duidelijkheid

Technische documentatie kan eenvoudig worden bijgewerkt
Op elk moment en overal toegankelijk
Efficiënte onboarding, eenvoudig gemaakt
Positieve gebruikerservaring voor (externe) medewerkers

Gebruikershandleidingen opstellen met datango

Gebruikershandleidingen besparen u zowel tijd als kosten, omdat alles automatisch wordt gegenereerd, en blijken ook binnen het procesbeheer uiterst nuttig te zijn.

Daarbij maken ze, naast externe accountants, het dagelijkse werk van uw medewerkers aanzienlijk gemakkelijker en leiden ze tot een grotere betrokkenheid van de medewerkers.

Mocht u nog vragen hebben over de basisprocessen rondom gebruikershandleidingen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij geven u graag uitgebreid advies over de mogelijkheden die u heeft.

Maak gerust gebruik van ons contactformulier of bel ons gewoon even!

BellenE-mail

Ontdek nog meer interessante inhoud van datango