Het gebruik van kennismanagement binnen het bedrijf

Goed kennisbeheer zorgt ervoor dat individuele kennis wordt opgespoord, gedocumenteerd en verspreid – er schuilt immers een schat aan vakkennis in uw medewerkers, die uw bedrijf een flinke stap vooruit zou kunnen helpen als die voor iedereen beschikbaar zou zijn.

Naast de invoering van een centraal kennisplatform staan groeiende bedrijven voor de uitdaging om het toenemende aantal medewerkers, afdelingen en vestigingen te coördineren. Als er hierbij geen centraal kennisbeheer is dat als basis dient voor alle betrokkenen, bestaat het risico dat er eigen processen en procedures worden ontwikkeld. Dit kan leiden tot grote misverstanden en problemen, doordat bijvoorbeeld normconforme processen worden afgezwakt of in het ergste geval per ongeluk worden vergeten, waardoor de workflow in gevaar komt.
Daarom is een uniform kennisbeheer onontbeerlijk, zodat alle betrokkenen er gebruik van kunnen maken en hun eigen werkwijzen kunnen toetsen aan de bedrijfsstandaard, waardoor zowel de zelfstandigheid als de naleving van belangrijke processen bedrijfsbreed wordt gewaarborgd. Uiteindelijk kunnen alle medewerkers, afdelingen en vestigingen hun kennis met elkaar delen, van elkaar leren en bijdragen aan het succes van het bedrijf.

Als kennis centraal wordt georganiseerd en op een aantrekkelijke manier wordt gepresenteerd, zullen uw medewerkers zich aangemoedigd voelen om op eigen initiatief nieuwe kennisgebieden te verkennen. Zo breiden zij hun vaardigheden uit en krijgt uw bedrijf toegang tot nieuwe competenties, wat u een concurrentievoordeel oplevert.

Wat het personeelsverloop betreft, bestaat zonder succesvol kennisbeheer het risico dat belangrijke vakkennis bij personeelswisselingen verloren gaat, waardoor processen vertraging kunnen oplopen.
Met de juiste tools voor kennisbeheer wordt dit verlies daarentegen beperkt, omdat de kennis van de medewerkers is opgeslagen en indien nodig kan worden opgevraagd, zodat belangrijke informatie en werkprocessen niet verloren gaan en gemakkelijker door opvolgers kunnen worden overgenomen. Zo kunnen mogelijke uitvalkosten binnen het bedrijf tot een minimum worden beperkt.

Een doorslaggevend voordeel is dat de benodigde informatie sneller beschikbaar is voor de medewerkers en dankzij digitaal kennisbeheer op elk moment en overal kan worden geraadpleegd. Dit blijkt met name nuttig te zijn voor bedrijven met verschillende vestigingen of die thuiswerken mogelijk maken. Of het nu gaat om een ervaren leidinggevende of een nieuwe medewerker, of men nu op kantoor of vanuit huis werkt – alle medewerkers krijgen, ongeacht hun locatie, veilige toegang tot bedrijfsspecifieke kennis. En dat zonder dat ze moeizaam informatie bij elkaar hoeven te sporen.

Of het nu gaat om werkgerelateerde vragen, zoals bedrijfsprocessen, productvragen of gewoon het gebruik van de nieuwe computer – medewerkers besteden voortdurend veel tijd aan het moeizame zoeken naar informatie, of dat nu in hun eigen documenten, bij collega’s of op internet is. Dit leidt tot een daling van de efficiëntie.
Een gestructureerd kennisbeheer minimaliseert niet alleen de inspanning die nodig is voor het zoeken, maar voorkomt ook het risico op onjuiste informatie, doordat medewerkers via een eenvoudige zoekopdracht op het kennisplatform van het bedrijf alle antwoorden snel en in een passende vorm kunnen vinden. Daarbij wordt vooral dubbel werk voorkomen, aangezien eenmaal gevonden antwoorden voor iedereen op één plek worden gedocumenteerd, in plaats van dat verschillende medewerkers parallel naar bepaalde oplossingen moeten zoeken. Zo wordt meer zekerheid en een efficiëntere dagelijkse werkgang gewaarborgd.

Medewerkers worden geconfronteerd met een steeds groter wordend aantal toepassingen, voorwaarden en processen, die ook binnen een sector voortdurend veranderen. Het is belangrijk dat deze zo snel mogelijk binnen het bedrijf worden geïmplementeerd – zonder kennisbeheer is dit echter een grote uitdaging, aangezien er vaak talrijke briefings en vergaderingen met de medewerkers nodig zijn om hen op de hoogte te brengen van de veranderingen.
Met een centrale kennisbron komen dergelijke problemen aanzienlijk minder vaak voor, aangezien de kennis binnen het systeem eenvoudig kan worden ‘bijgewerkt’ en werkprocessen overzichtelijk kunnen worden weergegeven. Bovendien behouden medewerkers ook bij spontane wijzigingen altijd het overzicht en lopen ze niet het risico het proces op de verouderde manier uit te voeren. Zo zorgt u als bedrijf niet alleen voor kennisverwerving, maar ook voor kennisontwikkeling.

Zonder effectief kennisbeheer zijn nieuwe medewerkers volledig afhankelijk van hun collega’s, waardoor deze meestal zwaar worden belast. De inwerking blijkt daarbij bijzonder moeilijk te zijn wanneer de nieuwe functie niet tijdig kon worden ingevuld en de nieuwe medewerker alle benodigde kennis zelfstandig en dus moeizaam moet verwerven.
Kennisbeheer biedt hier een enorme meerwaarde, omdat nieuwe medewerkers gebruik kunnen maken van een centrale database en bijvoorbeeld via een gerichte zoekopdracht alle belangrijke informatie kunnen opzoeken of worden getraind met behulp van instructievideo’s. Collega’s hoeven niet langer alle basisprincipes uit te leggen, maar kunnen naar de betreffende inhoud verwijzen en zo middelen besparen.
Kennis blijft zo behouden voor opvolgers en zowel de kwaliteit als de snelheid van de onboarding neemt toe. Tegelijkertijd neemt de onzekerheid na de inwerking af, wat leidt tot een grotere betrokkenheid van de medewerkers.