Opdracht
Bij Emil Löffelhardt was het kennisbeheer lange tijd ongestructureerd en arbeidsintensief: documentatie werd met de hand opgesteld, zonder uniforme sjablonen, en werd op verschillende locaties opgeslagen – bijvoorbeeld op lokale schijven of in afzonderlijke, onderling gescheiden opslagplaatsen. Er was geen centrale, uniforme toegang tot de inhoud, een zogenaamd ‘Single Point of Content’. Het bestaande proces was ingewikkeld en ging gepaard met veel inspanning en weinig duurzaamheid.
Tegen deze achtergrond stelde Emil Löffelhardt zich ten doel een gestructureerd, uniform en bedrijfsbreed inzetbaar kennisbeheersysteem op te zetten – tegelijkertijd als gerichte voorbereiding op de voor 2027 geplande overstap naar SAP S/4HANA.
Parameters
- Sector: Elektrotechnische groothandel
- Projectduur: sinds juni 2024
- Projecttitel: Kennisbeheer
- Aantal auteurs: 20
- Aantal eindgebruikers: 650
- Toepassingen: SAP R/3, Microsoft 365
- Geplande applicaties vanaf eind 2027: SAP S/4HANA, personeels- en opleidingsportaal
Oplossing & resultaat
Bij de keuze van de juiste tool was voor Emil Löffelhardt vooral een hoge mate van SAP-compatibiliteit doorslaggevend, in combinatie met een gestroomlijnde infrastructuur en een eenvoudige implementatie. Datango voldeed aan deze eisen, en daarom koos het bedrijf voor de volledige datango Performance Suite – bestaande uit Creator, Collaborator en Live!. Het project ging in juni 2024 van start.
Nog voordat de daadwerkelijke content werd gemaakt, bereidden de auteursteams zich strategisch voor op het project: gezamenlijk werd een opleidingsconcept ontwikkeld en werd er een strategiedag gehouden om alle betrokkenen op hetzelfde kennisniveau te brengen. Qua inhoud lag de focus aanvankelijk op content over SAP R/3 en Microsoft, om een solide kennisbasis op te bouwen en tegelijkertijd de auteursteams stapsgewijs voor te bereiden op toekomstige SAP S/4HANA-content met datango.
Het opstellen van de inhoud gebeurt binnen de betreffende afdelingen: het administratieteam is verantwoordelijk voor de inhoud van Microsoft Teams en Outlook, terwijl opgeleide auteurs uit de SAP-afdeling de bijbehorende SAP-inhoud opstellen.
In april 2025 ging het MediaCenter officieel live en vormt sindsdien het centrale toegangspunt voor alle documentatie. In februari 2026 volgde met de uitrol van datango Live! een volgende belangrijke stap: sindsdien is de inhoud ook rechtstreeks in de betreffende werkcontext beschikbaar voor de medewerkers.
AI @ datango
Naarmate de hoeveelheid SAP-documentatie toenam, kwam ook het efficiënt opstellen van de bijbehorende beschrijvingen steeds meer in de schijnwerpers te staan. Deze werden aanvankelijk grotendeels met de hand geschreven – een inspanning die merkbaar toenam naarmate de kennisbasis groter werd.
Toen datango met SmartDescribe een AI-tool voor het automatisch genereren van beschrijvingen introduceerde, testte Emil Löffelhardt de oplossing en zag al snel het praktische nut ervan in. Sindsdien worden de beschrijvingen voor de documentatie themaspecifiek en met behulp van AI gegenereerd. Het tijdrovende handmatige opstellen van teksten is niet meer nodig, waardoor het hele opstellingsproces aanzienlijk wordt versneld. Even belangrijk voor Emil Löffelhardt was de uniformiteit die SmartDescribe bij het opstellen van beschrijvingen waarborgt. Omdat de onderliggende prompt individueel kan worden aangepast, bleef er voldoende flexibiliteit behouden.
Voor Emil Löffelhardt betekent het gebruik van SmartDescribe vooral een merkbare tijdwinst bij een werkstap die bij kennismanagement regelmatig voorkomt.
Ook voor de toekomst ziet Emil Löffelhardt nog meer potentieel voor de toepassing van AI in kennisbeheer – bijvoorbeeld bij het automatisch genereren van trefwoorden, een slimmere zoekfunctie voor content of de integratie van bedrijfsinterne AI in datango Live!. Dergelijke klantgerichte verdere ontwikkelingen maken bij datango in principe deel uit van de gezamenlijke uitwisseling: nieuwe eisen van klanten worden meegenomen in de voortdurende verdere ontwikkeling van de oplossingen.
Kort profiel van een klant
Emil Löffelhardt GmbH & Co. KG behoort tot de toonaangevende elektrotechnische groothandels in Zuid-Duitsland. Het familiebedrijf, dat in 1906 in Stuttgart werd opgericht, wordt vandaag de dag geleid door de vierde generatie en is vertegenwoordigd met 21 vestigingen in Baden-Württemberg en Noord-Beieren.
Als leverancier met een volledig assortiment combineert Emil Löffelhardt 120 jaar ervaring met een duidelijke focus op de toekomst en innovatie. Het bedrijf biedt klanten uit de vakbranche, de gespecialiseerde detailhandel, de industrie en de publieke sector een uitgebreid dienstenaanbod – van elektrotechnische producten en persoonlijk advies tot procesgerichte diensten en de volledige projectafwikkeling.
TOP 3 SUCCESFACTOREN VOOR PROJECTEN
- Tijd- en kostenbesparing bij het maken van content
- Uniform kennisbeheer met een centraal ‘single point of content’
- Processen bedrijfsbreed op een uniforme manier weergeven en er trainingen over geven
Feedback van klanten
„datango stelt ons in staat om op efficiënte wijze documentatie op te stellen met een goede interactieve leerbenadering. De AI-integratie met datango SmartDescribe maakt de laatste stap van het beschikbaar stellen van content merkbaar eenvoudiger voor ons. Beschrijvingen kunnen aanzienlijk sneller worden opgesteld. Voor ons betekent dit vooral een grote tijdwinst en minder handmatig werk in de dagelijkse praktijk.“
Lukas Wunsch, systeembeheerder IT-operaties
Contact
Wij staan voor u klaar. Heeft u vragen? Wilt u meer informatie over onze producten? Neem dan gerust contact met ons op. Ons team helpt u graag verder! Maak het liefst meteen een afspraak voor een online presentatie van onze producten.
Europa
Amerika