Opdracht
De Mitteldeutsche Verlags- und Druckhaus GmbH (MVD) werd geconfronteerd met talrijke uitdagingen op het gebied van kennismanagement. De eerder gebruikte oplossing SAP Enable Now kon op verschillende vlakken niet volledig aan de verwachtingen voldoen: het licentiemodel bleek weinig transparant, de mogelijkheden voor het aanbieden van content en de gebruiksvriendelijkheid waren beperkt en ook het strategisch advies en de ondersteuning bleven achter bij de eisen. Dit leidde al met al tot een beperkte acceptatie binnen het bedrijf. Inhoud was moeilijk te vinden of werd onjuist weergegeven, auteurslicenties waren sterk beperkt en opleidingsdocumenten waren verouderd en onoverzichtelijk. In het kader van een bedrijfsbreed key-user-project werd eind 2022 datango geïntroduceerd om juist deze problemen op te lossen. Het doel was om een centraal, gestructureerd kennisbeheersysteem op te zetten dat gebaseerd is op brede acceptatie en duidelijke richtlijnen. Met name moest de overstap worden gemaakt van SAP Enable Now naar een oplossing die deze tekortkomingen verhelpt. Er lag een bijzondere focus op het opbouwen van een uitgebreid netwerk van auteurs, het vaststellen van kwaliteitsrichtlijnen en de integratie van de datango Academy voor het standaardiseren van verplichte instructies en opleidingsprocessen.
Parameters
- Sector: Media- en dienstensector (uitgeverij, digitale media, reclame en marketing, drukkerijen, logistiek en bezorgdiensten)
- Projectduur: start eind 2022, productie van content vanaf mei 2023 met directe weergave voor de gebruikers
- Projecttitel: Kennisdatabase – Key-user-project Aantal
- Auteurs: ca. 40 (niet allemaal actief)
- Aantal eindgebruikers: 1086 (stand: IT-beveiligingstraining 2024)
- Toepassingen: SAP, DialogCRM, SAP SuccessFactors, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), Promail, Mailingwork, ATOSS, TrackPilot, mapAds, V.I.P. mail, SharePoint (gepland), sabris-logistiekplatform, interne webportalen/intranet
Oplossing & resultaat
Met de invoering van datango eind 2022 werd een ingrijpende verandering in het kennisbeheer van MVD in gang gezet. De overgang verliep stapsgewijs en soepel, waarbij bestaande inhoud uit het oude systeem kon worden overgenomen om gegevensverlies te voorkomen. Er werd een uitgebreide herstructurering van het bedrijfsbrede kennisbeheer in gang gezet.
Daarbij werden verschillende datango-producten doelgericht ingezet: de datango Creator wordt sindsdien gebruikt voor het maken van e-learningmodules, documentatie en stapsgewijze demo’s op de meest uiteenlopende vakgebieden. Via de datango Collaborator wordt de geproduceerde content centraal beheerd, op kwaliteit gecontroleerd en getoetst op formele en inhoudelijke juistheid. Daarnaast zorgt de datango Academy voor de efficiënte uitvoering en het beheer van verplichte trainingen – bijvoorbeeld op het gebied van gegevensbescherming en IT-beveiliging – en in toenemende mate ook van producttrainingen en onboarding-processen.
De leerinhoud wordt verrijkt met interactieve elementen zoals quizzen, die met behulp van de quizmodule individueel kunnen worden aangepast.
Ook datango Live! wordt gebruikt, zij het momenteel nog in beperkte mate: vanwege technische bijzonderheden van sommige webapplicaties wordt de automatische contextnavigatie momenteel alleen in bepaalde delen toegepast, terwijl er veel gebruik wordt gemaakt van de handmatige zoekfunctie. De Analyzer biedt bovendien belangrijke inzichten in het gebruik en de voortgang van de content en ondersteunt bij de op gegevens gebaseerde optimalisatie.
Het project ging eind 2022 van start, waarbij de overstap van SAP Enable Now naar datango soepel verliep. Al in mei 2023 werd begonnen met het productief opstellen van content. Het proces was vanaf het begin professioneel doordacht – een speciaal georganiseerde strategiedag met datango vormde daarbij een centrale basis. Vervolgens werden duidelijke richtlijnen voor het opstellen van content ingevoerd, werd een decentraal auteursmodel opgezet en werd een op rollen gebaseerde kennisstructuur opgebouwd. Tegenwoordig werken ongeveer 40 auteurs afdelingsoverschrijdend aan het opstellen en onderhouden van de content. Dit proces wordt ondersteund door zogenaamde kennismanagers, die de kwaliteit en inhoudelijke relevantie binnen hun vakgebieden waarborgen. De acceptatie binnen het bedrijf kon zo voortdurend worden vergroot – niet in de laatste plaats omdat ook externe inhoud (bijv. Microsoft 365-inhoud) werd overgenomen, intern herwerkt en naadloos geïntegreerd.
Met datango heeft de MVD een krachtig platform geïmplementeerd dat niet alleen technisch goed functioneert, maar ook organisatorisch breed wordt geaccepteerd. De oplossing levert niet alleen inhoud, maar creëert ook structuren voor duurzaam, georganiseerd leren binnen de onderneming.
Kort profiel van een klant
De Mediengruppe Magdeburg is een samenwerkingsverband van sterke regionale bedrijven uit de media- en dienstensector. Dit samenwerkingsverband is stevig geworteld in Saksen-Anhalt en kan terugblikken op een traditie van 130 jaar. Wat begon als een uitgeverij en een zelfstandige drukkerij, groeide na de overname door de Bauer Media Group in 1991 uit tot een dynamisch bedrijf met snelgroeiende bedrijfsonderdelen: de Mitteldeutsche Verlags- und Druckhaus GmbH (MVD).
BELANGRIJKSTE SUCCESFACTOREN VOOR PROJECTEN
Feedback van klanten
„Sinds we zijn overgestapt van SAP Enable Now naar datango is alles beter geworden – het systeem werkt stabiel, de ondersteuning is uitstekend, de interface is gebruiksvriendelijk en we hebben eindelijk een goed functionerend auteursnetwerk opgezet. Zonder datango zou ons kennisbeheer vandaag de dag niet zijn waar het nu is.“
Duc-Vinh Nguyen, auteur van de masterthesis & projectverantwoordelijke
Contact
Wij staan voor u klaar. Heeft u vragen? Wilt u meer informatie over onze producten? Neem dan gerust contact met ons op. Ons team helpt u graag verder! Maak het liefst meteen een afspraak voor een online presentatie van onze producten.
Europa
Amerika